Bước 1: Xác định số lượng nhân sự ban đầu
Việc đầu tiên là chốt số người làm việc thường xuyên tại văn phòng.
Ví dụ:
-
Dưới 10 người
-
10 đến 20 người
-
Trên 20 người
Con số này là cơ sở để quyết định:
-
Dùng bình lớn hay chai nhỏ
-
Số lượng bình 19L mỗi tuần
-
Có cần chuẩn bị nước chai cho phòng họp hay không
Không nên ước lượng cảm tính, vì nước uống là chi phí lặp lại hàng tháng.
Bước 2: Chọn mô hình nước uống phù hợp
Với phần lớn văn phòng SME, mô hình hiệu quả nhất là:
-
Nước bình 19L cho sinh hoạt hằng ngày
-
Nước chai nhỏ dùng riêng cho phòng họp và tiếp khách
Cách này giúp:
-
Nhân viên uống nước bình tại pantry
-
Phòng họp vẫn có nước chai riêng từng người
-
Giảm lãng phí chai nhỏ cho nhu cầu nội bộ
Nếu văn phòng rất nhỏ (dưới 8 người), có thể dùng bình 10L hoặc kết hợp chai nhỏ trong giai đoạn đầu.
Bước 3: Bố trí khu vực nước uống
Một khu nước uống cơ bản nên có:
-
Máy nước nóng lạnh hoặc kệ đặt bình
-
Không gian thay bình thuận tiện
-
Thùng rác riêng cho chai nhựa
-
Vị trí dễ tiếp cận cho toàn bộ nhân viên
Với văn phòng mới, nên bố trí khu này gần pantry hoặc khu sinh hoạt chung để tránh tình trạng mỗi người lấy nước một nơi.
Bước 4: Tính lượng nước tiêu thụ ban đầu
Có thể áp dụng công thức đơn giản:
Một bình 19L phục vụ khoảng 10 đến 12 người mỗi ngày làm việc.
Ví dụ:
-
Văn phòng 10 người: khoảng 5 đến 7 bình mỗi tuần
-
Văn phòng 20 người: khoảng 10 đến 15 bình mỗi tuần
Nên chuẩn bị dư 1 bình trong giai đoạn đầu để tránh thiếu nước khi chưa quen nhịp sử dụng.
Bước 5: Lập lịch giao nước định kỳ
Ngay từ đầu, doanh nghiệp nên thiết lập:
-
Giao 1 lần hoặc 2 lần mỗi tuần
-
Người phụ trách nhận nước
-
Nơi đặt bình dự trữ
Việc có lịch cố định giúp:
-
Không bị hết nước đột ngột
-
Dễ theo dõi mức tiêu thụ
-
Chủ động chi phí hàng tháng
Bước 6: Chuẩn bị nước chai nhỏ cho phòng họp
Với văn phòng mới, thường sẽ có:
-
Họp nội bộ
-
Gặp đối tác
-
Phỏng vấn nhân sự
Nên chuẩn bị sẵn một lượng chai nhỏ 330ml hoặc 500ml trong kho hành chính.
Nguyên tắc đơn giản:
-
Mỗi người 1 chai
-
Dự phòng thêm 10 đến 15 phần trăm
Không nên để sát giờ họp mới đi mua.
Bước 7: Yêu cầu hóa đơn VAT ngay từ đầu
Nếu doanh nghiệp có kế toán, nên chuẩn hóa luôn việc xuất hóa đơn nước uống.
Điều này giúp:
-
Hạch toán chi phí rõ ràng
-
Tránh thất lạc hóa đơn
-
Dễ tổng hợp chi phí hành chính
Nhiều văn phòng bỏ qua bước này ở giai đoạn đầu và phải xử lý lại sau.
Bước 8: Chỉ định một đầu mối phụ trách nước uống
Dù văn phòng nhỏ, vẫn nên có một người:
-
Theo dõi lượng nước
-
Nhận hàng
-
Nhắc lịch giao
-
Báo khi cần bổ sung
Việc có đầu mối giúp tránh tình trạng “ai cũng nghĩ người khác lo”.
iWater và kinh nghiệm setup nước uống cho văn phòng mới
Công ty TNHH iWater bắt đầu cung cấp nước uống từ năm 2016, đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp SME ngay từ giai đoạn văn phòng mới thành lập.
Trong quá trình triển khai thực tế, iWater thường hỗ trợ:
-
Tư vấn mô hình nước uống theo số nhân sự
-
Tính lượng bình phù hợp ban đầu
-
Thiết lập lịch giao định kỳ
-
Bổ sung chai nhỏ cho phòng họp
-
Xuất hóa đơn VAT đầy đủ
Mục tiêu là giúp doanh nghiệp ổn định nước uống ngay từ những ngày đầu, không phải xử lý lại khi văn phòng đã vào guồng.
Setup đúng từ đầu giúp văn phòng vận hành nhẹ hơn
Nếu hoàn thành checklist này ngay khi mở văn phòng, doanh nghiệp có thể:
-
Không lo thiếu nước trong giờ làm
-
Tránh mua lẻ phát sinh
-
Kiểm soát chi phí hành chính
-
Giữ hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác
Nước uống là hạng mục nhỏ, nhưng khi được setup bài bản từ đầu sẽ giúp văn phòng SME vận hành gọn gàng và ổn định hơn mỗi ngày.
.jpg)
