1. Hồ sơ pháp lý rõ ràng – nền tảng để hợp tác lâu dài
Một đơn vị cung cấp nước uống cho sự kiện chuyên nghiệp cần có:
-
Giấy phép đăng ký kinh doanh hợp pháp
-
Mã số thuế rõ ràng
-
Hợp đồng cung cấp dịch vụ nếu cần
-
Chứng từ hàng hóa đầy đủ
Đối với các sự kiện quy mô lớn hoặc tổ chức bởi doanh nghiệp có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, bộ phận kế toán thường yêu cầu:
-
Báo giá chính thức
-
Hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng
-
Hóa đơn VAT theo đúng thông tin pháp nhân
Nếu thiếu một trong các yếu tố trên, việc thanh toán có thể bị trì hoãn hoặc không được phê duyệt.
2. Xuất hóa đơn VAT cho công ty tổ chức sự kiện
Trong thực tế, phần lớn sự kiện được thanh toán bằng ngân sách công ty hoặc tài trợ từ doanh nghiệp. Do đó, hóa đơn VAT là yêu cầu bắt buộc.
Một đơn vị cung cấp nước sự kiện cần đảm bảo:
-
Xuất hóa đơn theo đúng tên công ty tổ chức
-
Ghi đầy đủ thông tin mã số thuế, địa chỉ
-
Nội dung hàng hóa rõ ràng
-
Giá trị khớp với báo giá và đơn đặt hàng
Quy trình xuất hóa đơn cần nhanh chóng, đúng thời điểm để đơn vị tổ chức kịp hoàn thiện hồ sơ thanh toán sau chương trình.
Đối với sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc chia thành nhiều đợt giao, hóa đơn cũng cần được xử lý theo đúng từng đợt hoặc theo tổng hợp cuối chương trình, tùy yêu cầu kế toán.
3. Phù hợp thanh toán ngân sách doanh nghiệp
Các doanh nghiệp thường có quy trình thanh toán gồm:
-
Xác nhận báo giá
-
Lập đề nghị thanh toán nội bộ
-
Đối chiếu chứng từ
-
Thanh toán chuyển khoản
Nếu đơn vị cung cấp không có hóa đơn hợp lệ, chi phí nước uống có thể không được ghi nhận là chi phí hợp lệ của doanh nghiệp.
Ngoài ra, đối với các agency tổ chức sự kiện cho khách hàng, việc thiếu hóa đơn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và khả năng quyết toán với đối tác.
Vì vậy, lựa chọn đơn vị cung cấp có hệ thống kế toán rõ ràng, hóa đơn đầy đủ sẽ giúp:
-
Đảm bảo chi phí hợp lệ
-
Tránh rủi ro về thuế
-
Thuận tiện trong kiểm toán nội bộ
-
Tạo sự minh bạch trong hợp tác
4. Lợi ích khi làm việc với đơn vị cung cấp có pháp lý đầy đủ
Khi chọn đơn vị cung cấp nước uống sự kiện có đầy đủ hồ sơ pháp lý và hóa đơn VAT, doanh nghiệp sẽ:
-
Chủ động trong quản lý ngân sách
-
Giảm rủi ro về chứng từ
-
Dễ dàng hợp tác lâu dài
-
Tối ưu quy trình thanh toán
Đặc biệt với các sự kiện lớn, giá trị đơn hàng cao, việc đảm bảo chứng từ hợp lệ là yếu tố không thể xem nhẹ.
5. Những rủi ro khi chọn đơn vị không xuất được hóa đơn
-
Không quyết toán được chi phí
-
Phải thanh toán bằng tiền mặt ngoài quy trình
-
Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính
-
Tăng rủi ro kiểm tra thuế
-
Gây khó khăn cho bộ phận kế toán
Trong nhiều trường hợp, chi phí nước uống tưởng nhỏ nhưng khi cộng dồn theo quy mô sự kiện lớn, giá trị không hề thấp. Do đó, yếu tố hóa đơn cần được xem xét ngay từ đầu.
Tiêu chí chọn đơn vị cung cấp nước uống sự kiện cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có:
-
Đăng ký kinh doanh rõ ràng
-
Mã số thuế hợp lệ
-
Xuất hóa đơn VAT đầy đủ
-
Quy trình báo giá minh bạch
-
Hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng rõ ràng
-
Khả năng giao hàng đúng tiến độ
Khi đáp ứng đủ các tiêu chí này, việc hợp tác sẽ diễn ra thuận lợi từ khâu đặt hàng đến thanh toán.
Việc chuẩn bị nước uống cho sự kiện không chỉ là vấn đề hậu cần, mà còn liên quan trực tiếp đến quy trình tài chính của doanh nghiệp. Lựa chọn đúng đơn vị cung cấp có pháp lý rõ ràng và xuất hóa đơn đầy đủ sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ cả về vận hành lẫn hồ sơ thanh toán.
