Rất nhiều chủ spa chỉ nhận ra tầm quan trọng của việc này khi rơi vào tình huống thiếu nước đúng giờ cao điểm. Nhân viên phải gọi đặt gấp. Giao hàng chậm. Trải nghiệm khách hàng bị gián đoạn. Những chi tiết nhỏ như vậy có thể ảnh hưởng đến cảm nhận chung về sự chuyên nghiệp.
Mô hình giao định kỳ giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro đó.
Thay vì mỗi tuần phải kiểm tra tồn kho và đặt hàng thủ công, spa có thể xác định mức tiêu thụ trung bình theo tháng. Ví dụ, trung tâm đón 50 khách mỗi ngày, tương đương khoảng 1.300 lượt mỗi tháng. Khi đã có con số ổn định, việc thiết lập lịch giao 2 lần hoặc 4 lần mỗi tháng sẽ giúp duy trì lượng nước luôn đủ dùng mà không tồn kho quá nhiều.
Giao định kỳ mang lại ba lợi ích rõ ràng.
Thứ nhất là sự ổn định. Khi lịch giao được cố định, spa không còn phụ thuộc vào việc nhớ đặt hàng. Nguồn nước luôn sẵn sàng trước khi hết.
Thứ hai là tối ưu tồn kho. Nhiều đơn vị có xu hướng đặt số lượng lớn để tránh thiếu hụt, nhưng điều này chiếm diện tích lưu trữ và dễ gây áp lực dòng tiền. Giao định kỳ theo tuần hoặc theo nửa tháng giúp cân bằng giữa tồn kho và nhu cầu thực tế.
Thứ ba là kiểm soát chi phí minh bạch. Khi số lượng giao mỗi tháng được xác định trước, spa dễ dàng dự trù ngân sách cố định cho hạng mục nước mời khách. Điều này giúp việc quản lý tài chính trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.
Trong thực tế, mô hình giao định kỳ đặc biệt phù hợp với các spa, salon, phòng khám thẩm mỹ và trung tâm dịch vụ có lượng khách ổn định. Với những đơn vị đang phát triển nhanh, mô hình này còn giúp dễ dàng điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng theo từng giai đoạn.
iWater hiện cung cấp giải pháp giao nước chai nhỏ định kỳ linh hoạt theo nhu cầu từng trung tâm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn dung tích 330ml hoặc 450ml, chọn lịch giao theo tuần hoặc theo tháng. Khi lượng khách thay đổi, số lượng cũng được điều chỉnh tương ứng, không ràng buộc cứng nhắc.
Bên cạnh đó, việc giao định kỳ còn giúp chuẩn hóa quy trình vận hành nội bộ. Nhân viên lễ tân không cần theo dõi sát sao tồn kho mỗi ngày. Chủ spa không phải lo lắng về việc thiếu nước trong giờ cao điểm. Mọi thứ được đưa vào hệ thống rõ ràng.
Trong ngành dịch vụ, sự chuyên nghiệp không chỉ thể hiện ở tay nghề, mà còn ở cách quản lý những chi tiết nhỏ lặp lại mỗi ngày. Khi nước mời khách được chuẩn hóa bằng mô hình giao định kỳ, spa không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính ổn định trong trải nghiệm khách hàng.
Một quy trình vận hành tốt thường bắt đầu từ việc kiểm soát những điều nhỏ nhất. Và nước chai nhỏ, khi được cung cấp đúng cách, sẽ trở thành một phần của hệ thống vận hành chuyên nghiệp, thay vì là một công việc phát sinh cần xử lý mỗi tuần.
