Nhu cầu nước uống trong các loại hình sự kiện
Hội nghị, hội thảo trong nhà
Đặc điểm:
-
Số lượng khách mời xác định trước
-
Thời gian chương trình 2 đến 4 tiếng
-
Yêu cầu setup gọn gàng, chuyên nghiệp
Loại nước phù hợp:
-
Nước chai nhỏ 330ml hoặc 500ml
-
Có thể bố trí 1 chai mỗi ghế
-
Dự phòng thêm cho ban tổ chức và khách phát sinh
Yêu cầu quan trọng:
-
Giao trước giờ khai mạc
-
Đủ số lượng
-
Hàng chính hãng, bao bì sạch đẹp
-
Có xuất hóa đơn cho đơn vị tổ chức
Hội chợ, triển lãm
Đặc điểm:
-
Quy mô lớn
-
Diễn ra nhiều ngày
-
Lượng khách thay đổi theo từng khung giờ
Nhu cầu:
-
Giao nhiều đợt
-
Có khả năng bổ sung thêm trong ngày
-
Điều phối theo từng khu vực gian hàng
Với sự kiện dạng này, việc có kho gần địa điểm tổ chức giúp việc bổ sung nước nhanh chóng, tránh tình trạng thiếu hụt giữa chương trình.
Sự kiện ngoài trời, activation, roadshow
Đây là nhóm có áp lực điều phối cao nhất:
-
Giao số lượng lớn trong khung giờ ngắn
-
Có thể phải giao ban đêm trước giờ setup
-
Nhu cầu phát sinh khó dự đoán
iWater có khả năng xử lý đơn hàng lớn nhờ hệ thống kho phân bổ toàn thành phố, giúp chủ động điều phối theo từng khu vực tổ chức sự kiện.
Cách tính số lượng nước uống cho sự kiện
Việc tính thiếu hoặc dư quá nhiều đều gây ảnh hưởng đến chi phí và vận hành.
Nguyên tắc cơ bản:
Hội nghị 2 đến 3 tiếng:
-
1 chai 330ml hoặc 500ml mỗi khách
-
Dự phòng 5 đến 10 phần trăm
Hội nghị dài trên 4 tiếng:
-
2 chai mỗi khách
-
Bổ sung thêm cho ban tổ chức
Hội chợ 1 ngày:
-
Tính theo tổng lượt khách dự kiến
-
Tính riêng cho nhân sự vận hành, kỹ thuật, bảo vệ
Sự kiện ngoài trời:
-
Tính theo thời tiết
-
Thời gian hoạt động
-
Lượng nhân sự trực tiếp tham gia
iWater hỗ trợ tư vấn tính số lượng theo từng quy mô 100 – 300 – 500 – 1000 khách trở lên.
Lợi thế hệ thống kho giao nước toàn thành phố
Khác với mô hình chỉ có một điểm kho, iWater vận hành theo hệ thống kho phân bổ nhiều khu vực trong thành phố.
Lợi ích mang lại cho đơn vị tổ chức:
-
Chủ động giao gần địa điểm sự kiện
-
Giảm rủi ro giao trễ
-
Linh hoạt bổ sung số lượng trong ngày
-
Không phụ thuộc một điểm xuất hàng duy nhất
-
Điều phối nhanh khi có thay đổi phút cuối
Đối với sự kiện quy mô lớn, đây là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
Hàng chính hãng – xuất hóa đơn đầy đủ
Đối với đơn vị tổ chức sự kiện, đặc biệt là các công ty truyền thông, agency, doanh nghiệp nhà nước hoặc tổ chức lớn, yếu tố hóa đơn và chứng từ luôn là yêu cầu bắt buộc.
iWater cung cấp:
-
Nước uống chính hãng
-
Chứng từ rõ ràng
-
Xuất hóa đơn VAT theo yêu cầu
-
Hỗ trợ thanh toán theo quy trình doanh nghiệp
Điều này giúp đơn vị tổ chức dễ dàng quyết toán ngân sách và hoàn thiện hồ sơ tài chính.
Sẵn sàng đáp ứng sự kiện quy mô lớn
Với kinh nghiệm vận hành nhiều năm và mạng lưới giao hàng phủ nhiều khu vực, iWater có khả năng:
-
Cung cấp nước cho hội nghị hàng trăm đến hàng nghìn khách
-
Điều phối giao hàng nhiều điểm cùng lúc
-
Bổ sung phát sinh trong ngày
-
Phục vụ liên tục nhiều ngày đối với hội chợ và triển lãm
Chúng tôi không chỉ giao nước, mà tham gia vào khâu hậu cần của sự kiện, đảm bảo yếu tố thiết yếu luôn được chuẩn bị đầy đủ.
Quy trình cung cấp nước uống cho sự kiện tại iWater
Bước 1: Tiếp nhận thông tin sự kiện
-
Thời gian
-
Địa điểm
-
Số lượng khách
-
Loại hình chương trình
Bước 2: Tư vấn số lượng và loại nước phù hợp
Bước 3: Xác nhận đơn hàng và lịch giao
Bước 4: Điều phối giao hàng đúng khung giờ yêu cầu
Bước 5: Hỗ trợ xuất hóa đơn và hoàn tất hồ sơ
Quy trình rõ ràng giúp đơn vị tổ chức chủ động kiểm soát tiến độ và tránh rủi ro vào ngày diễn ra chương trình.
iWater hướng đến việc trở thành đơn vị cung cấp nước uống chuyên nghiệp cho sự kiện tại TP.HCM, đồng hành cùng các doanh nghiệp, đơn vị truyền thông và tổ chức trong từng chương trình lớn nhỏ.
Chúng tôi hiểu rằng phía sau một sự kiện thành công là rất nhiều chi tiết nhỏ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Nước uống là một trong những chi tiết đó – đơn giản nhưng không thể thiếu.
