Khi nào nên dùng nước chai nhỏ?
Nước chai 330ml hoặc 500ml thường phù hợp cho các tình huống:
-
Họp nội bộ
-
Đào tạo nhân sự
-
Tiếp khách đối tác
-
Hội nghị quy mô nhỏ
Khác với nước bình dùng cho sinh hoạt hằng ngày, nước chai nhỏ mang tính “dịch vụ” và “trải nghiệm”, nên cách chuẩn bị cần chỉn chu hơn.
Chọn dung tích nào cho từng loại buổi họp?
Chai 330ml
Phù hợp với:
-
Họp dưới 2 giờ
-
Phòng họp nội bộ
-
Tiếp khách ngắn
Ưu điểm:
-
Gọn nhẹ
-
Ít dư thừa
-
Dễ bố trí từng vị trí ngồi
Chai 500ml
Phù hợp với:
-
Đào tạo kéo dài
-
Hội thảo nội bộ
-
Buổi họp đông người
Ưu điểm:
-
Đủ nước cho thời gian dài
-
Giảm nhu cầu lấy thêm nước giữa chừng
Tuy nhiên, nếu dùng 500ml cho các buổi họp ngắn, khả năng dư nước sau cuộc họp khá cao.
Cách tính số chai cho một buổi họp
Một nguyên tắc đơn giản:
-
Mỗi người 1 chai
-
Chuẩn bị thêm 10 đến 15 phần trăm dự phòng
Ví dụ:
-
Họp 10 người: chuẩn bị 11 đến 12 chai
-
Họp 20 người: chuẩn bị 22 đến 24 chai
Không nên chuẩn bị gấp đôi “cho chắc”, vì phần dư thường bị bỏ quên hoặc phải cất lại kho.
Những lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp lãng phí nước chai
Qua thực tế triển khai cho nhiều văn phòng SME, các lỗi thường gặp gồm:
-
Chuẩn bị quá nhiều chai so với số người tham dự
-
Dùng chai 500ml cho họp ngắn
-
Không gom nước dư sau họp để dùng tiếp
-
Đặt nước rải rác nhiều khu vực
Những việc nhỏ này cộng dồn lại thành chi phí đáng kể mỗi tháng.
Gợi ý mô hình hiệu quả cho doanh nghiệp SME
Cách làm phổ biến và tiết kiệm nhất là:
-
Nước bình lớn cho sinh hoạt hằng ngày
-
Nước chai nhỏ chỉ dùng cho phòng họp và tiếp khách
Với mô hình này:
-
Nhân viên uống nước bình tại pantry
-
Phòng họp chỉ lấy chai nhỏ khi có lịch họp
Cách tách riêng hai nhu cầu giúp:
-
Giảm tiêu hao chai nhỏ
-
Dễ kiểm soát chi phí
-
Giữ hình ảnh chuyên nghiệp khi cần
Nên chuẩn bị nước chai trước hay đặt theo lịch?
Với doanh nghiệp họp không thường xuyên:
Có thể đặt nước theo từng buổi.
Với doanh nghiệp có lịch họp cố định hằng tuần:
Nên duy trì lượng chai nhỏ dự phòng tại kho và bổ sung theo định kỳ.
Quan trọng nhất là:
-
Có người phụ trách
-
Có danh sách kiểm tra trước mỗi buổi họp
-
Không để sát giờ mới xoay xở nước uống
iWater và kinh nghiệm cung cấp nước chai cho hội họp doanh nghiệp
Công ty TNHH iWater bắt đầu cung cấp nước uống từ năm 2016, tập trung phục vụ hộ gia đình và doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trong quá trình triển khai cho các văn phòng, iWater thường hỗ trợ:
-
Tư vấn chọn dung tích chai phù hợp từng loại buổi họp
-
Cung ứng nước chai nhỏ song song với nước bình
-
Thiết lập lịch giao linh hoạt theo lịch họp
-
Xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp
Mục tiêu là giúp văn phòng chuẩn bị nước uống chủ động, không phát sinh lặt vặt trước mỗi cuộc họp.
Chuẩn bị đúng cách giúp buổi họp gọn gàng và tiết kiệm hơn
Khi nước chai nhỏ được chuẩn bị theo kế hoạch, doanh nghiệp có thể:
-
Tránh thiếu nước giữa buổi họp
-
Giảm lượng chai dư thừa
-
Giữ hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác
-
Tiết kiệm chi phí vận hành hàng tháng
Nước uống cho hội họp không cần cầu kỳ, nhưng cần đúng cách. Chỉ cần tổ chức hợp lý, doanh nghiệp SME đã có thể giảm rất nhiều việc nhỏ phát sinh mỗi ngày.
