Chọn dung tích nước uống theo tính chất sự kiện
Không phải sự kiện nào cũng cần sử dụng cùng một loại chai nước. Đối với hội nghị, hội thảo hoặc cuộc họp kéo dài khoảng một đến hai giờ trong phòng có điều hòa, chai Dasani 350ml có thể là lựa chọn phù hợp để bố trí trên bàn hoặc phát cho từng khách.
Với chương trình kéo dài nhiều giờ, lớp đào tạo, hoạt động tập thể hoặc sự kiện ngoài trời, chai Dasani 510ml có thể thuận tiện hơn nhờ lượng nước nhiều hơn trong mỗi chai.
Trong khi đó, chai 1,5 lít phù hợp với khu vực hậu cần hoặc bàn phục vụ nước chung có chuẩn bị ly, nhưng thường không thuận tiện bằng chai nhỏ khi cần phân phát riêng cho từng người.
Cách tính số chai nước cần chuẩn bị
Để dự trù số lượng, đơn vị tổ chức nên xác định số người tham dự, thời gian chương trình và điều kiện tổ chức.
Đối với hội nghị ngắn trong nhà, có thể bắt đầu với mức dự trù một chai cho mỗi khách, sau đó bổ sung lượng dự phòng tùy nhu cầu thực tế. Với chương trình kéo dài hoặc có hoạt động thể chất, lượng nước cần chuẩn bị sẽ cao hơn.
Ví dụ, một hội thảo có 100 khách tham dự, dự kiến mỗi người sử dụng một chai, sẽ cần tối thiểu 100 chai nước. Nếu sử dụng Dasani đóng thùng 24 chai, đơn vị tổ chức cần đặt ít nhất 5 thùng, tương đương 120 chai.
Phần nước còn lại có thể dùng cho khách phát sinh, diễn giả hoặc nhân sự phục vụ. Đây chỉ là phương án dự trù theo số chai, không phải định mức nước uống áp dụng cho mọi người hoặc mọi sự kiện.
Tham khảo số thùng nước Dasani theo quy mô khách
Với giả định mỗi khách sử dụng một chai và mỗi thùng có 24 chai, số lượng có thể tính như sau:
| Số khách | Số chai dự kiến | Số thùng cần đặt |
|---|---|---|
| 30 người | 30 chai | 2 thùng |
| 50 người | 50 chai | 3 thùng |
| 100 người | 100 chai | 5 thùng |
| 200 người | 200 chai | 9 thùng |
| 300 người | 300 chai | 13 thùng |
Bảng trên chỉ tính số thùng tối thiểu để đủ một chai cho mỗi người. Với các chương trình kéo dài, tổ chức ngoài trời hoặc có nhu cầu nước uống cao, cần tính thêm số lượng dự phòng phù hợp.
Bố trí nước uống tại hội nghị như thế nào?
Đối với hội nghị có chỗ ngồi cố định, nước uống thường được chuẩn bị sẵn trên bàn trước khi chương trình bắt đầu. Cách bố trí này giúp khách tham dự thuận tiện sử dụng mà không phải di chuyển trong thời gian diễn ra sự kiện.
Với hội thảo có nhiều phiên làm việc, đơn vị tổ chức có thể bố trí nước tại khu vực giải lao hoặc bàn tiếp đón để khách chủ động lấy khi cần.
Đối với sự kiện ngoài trời, nước uống nên được đặt tại các điểm dễ tiếp cận, có người phụ trách bổ sung và thu gom vỏ chai. Nếu thời tiết nóng hoặc chương trình có hoạt động thể chất, cần chuẩn bị lượng nước đáp ứng nhu cầu thực tế thay vì chỉ giới hạn một chai cho mỗi người.
Lưu ý khi đặt nước Dasani số lượng lớn
Khi đặt nước cho sự kiện, bên cạnh số lượng thùng, đơn vị tổ chức cần xác nhận dung tích chai, quy cách đóng gói, thời gian giao và vị trí tiếp nhận hàng.
Đối với địa điểm tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc cao ốc văn phòng, việc giao hàng có thể liên quan đến quy định của ban quản lý, khu vực bốc dỡ và thời gian được phép vận chuyển hàng hóa.
Nên thống nhất trước với đơn vị cung cấp về thời điểm giao nước, số lượng và người nhận hàng để hạn chế phát sinh sát giờ khai mạc.
Sau chương trình, việc thu gom chai nhựa tại các vị trí tập trung cũng giúp khu vực tổ chức được dọn dẹp thuận tiện hơn.
Đặt nước Dasani cho hội nghị và sự kiện tại iWater
iWater cung cấp nước uống Dasani theo thùng phục vụ nhu cầu tại văn phòng, hội nghị, hội thảo và sự kiện, trong đó có sản phẩm Dasani 510ml – thùng 24 chai.
Khách hàng có thể liên hệ iWater để được tư vấn số lượng dựa trên quy mô chương trình, kiểm tra quy cách sản phẩm hiện có và thống nhất lịch giao nước theo khu vực phục vụ.
Với các sự kiện cần số lượng lớn, việc trao đổi kế hoạch đặt hàng sớm sẽ giúp đơn vị tổ chức chủ động hơn trong khâu chuẩn bị và tiếp nhận nước uống.
Thông tin liên hệ iWater
Website: https://iwater.vn
Tổng đài TP.HCM: (028) 7309 9799
Tổng đài Hà Nội: (024) 7308 9799
