Công ty nên mua nước bình 19 lít hay nước đóng chai?

Nước bình 19–20 lít phù hợp với nhu cầu nào?

Nước bình dung tích lớn thường được đặt tại khu vực sinh hoạt chung, pantry hoặc gần vị trí làm việc của nhân viên. Bình được sử dụng cùng máy nóng lạnh, cây úp bình hoặc dụng cụ lấy nước.

Dòng sản phẩm này phù hợp với:

Văn phòng có nhân sự làm việc thường xuyên
Nhà máy, kho hàng và công trường
Trường học và trung tâm đào tạo
Cửa hàng có nhiều nhân viên
Đơn vị sử dụng lượng nước lớn mỗi ngày
Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí trên mỗi lít nước

Nước bình thường có hai kiểu phổ biến: bình úp dùng với máy nóng lạnh và bình có vòi có thể sử dụng trực tiếp.

Ưu điểm của nước bình dung tích lớn

Chi phí sử dụng hợp lý

Với nhu cầu uống nước hằng ngày của nhiều người, nước bình thường có chi phí tính trên mỗi lít thấp hơn nước chai dung tích nhỏ.

Phù hợp cho khu vực dùng chung

Một bình nước có thể phục vụ nhiều nhân viên, hạn chế việc phải phân phát từng chai riêng lẻ.

Có nhiều thương hiệu để lựa chọn

Doanh nghiệp có thể chọn nước tinh khiết, nước khoáng thiên nhiên hoặc các dòng nước khác tùy ngân sách và nhu cầu sử dụng.

Dễ thiết lập lịch giao định kỳ

Khi đã xác định mức tiêu thụ trung bình, doanh nghiệp có thể xây dựng lịch giao theo tuần và duy trì lượng nước dự phòng phù hợp.

Những điểm cần lưu ý khi dùng nước bình

Nước bình cần có vị trí bảo quản sạch sẽ, khô ráo và tránh ánh nắng trực tiếp. Máy nóng lạnh, vòi lấy nước và khu vực tiếp xúc với miệng bình cũng cần được vệ sinh định kỳ.

Doanh nghiệp còn phải theo dõi:

Số bình đã nhận
Số vỏ đã trả
Tiền ký cược nếu có
Tình trạng vỏ bình
Hạn sử dụng
Nguồn gốc sản phẩm

Với văn phòng ít người hoặc sử dụng không thường xuyên, bình lớn có thể không phải lựa chọn tối ưu nếu nước được mở quá lâu mới dùng hết.

Nước đóng chai phù hợp với nhu cầu nào?

Nước đóng chai gồm nhiều dung tích, từ chai nhỏ phục vụ một lần đến chai lớn dành cho nhu cầu sử dụng trong ngày.

Nước chai thường phù hợp với:

Phòng họp
Khu vực tiếp khách
Hội nghị và sự kiện
Nhân viên đi công tác
Tài xế và nhân sự di chuyển
Showroom và quầy lễ tân
Lớp học hoặc chương trình đào tạo
Các địa điểm chưa có máy nóng lạnh

Mỗi người có thể sử dụng một chai riêng, thuận tiện khi di chuyển hoặc khi doanh nghiệp cần chuẩn bị nước nhanh cho một số lượng khách cụ thể.

Ưu điểm của nước đóng chai

Tiện lợi và dễ phân bổ

Nước chai có thể đặt sẵn tại bàn họp, quầy tiếp khách, xe công tác hoặc trao trực tiếp cho từng người.

Dễ kiểm soát số lượng

Doanh nghiệp có thể tính toán tương đối rõ số chai cần chuẩn bị cho cuộc họp, sự kiện hoặc chương trình nội bộ.

Không phụ thuộc vào thiết bị

Nước chai có thể sử dụng ngay, không cần máy nóng lạnh, dụng cụ lấy nước hoặc ly dùng chung.

Hình thức phù hợp khi tiếp khách

Chai nước có nhãn nguyên vẹn tạo cảm giác gọn gàng và thuận tiện trong phòng họp, khu vực lễ tân hoặc hội nghị.

Hạn chế của nước đóng chai

Nếu dùng nước chai nhỏ cho toàn bộ nhân viên mỗi ngày, tổng chi phí có thể cao hơn so với nước bình lớn. Doanh nghiệp cũng cần thêm không gian lưu trữ thùng nước và quản lý lượng bao bì sau sử dụng.

Vì vậy, nước chai nên được bố trí đúng nơi cần tính tiện lợi thay vì thay thế hoàn toàn nước bình trong mọi khu vực.

So sánh nước bình và nước đóng chai

Tiêu chí	Nước bình 19–20 lít	Nước đóng chai
Mục đích chính	Nhân viên sử dụng hằng ngày	Họp, tiếp khách, sự kiện, di chuyển
Chi phí trên mỗi lít	Thường thấp hơn	Thường cao hơn
Cách sử dụng	Cần máy hoặc dụng cụ lấy nước	Có thể dùng trực tiếp
Tính cơ động	Thấp	Cao
Quản lý	Cần theo dõi vỏ bình	Cần quản lý tồn kho và bao bì
Không gian phù hợp	Pantry, khu làm việc chung	Phòng họp, lễ tân, xe công tác
Khả năng phân bổ cá nhân	Hạn chế	Thuận tiện
Tần suất đặt hàng	Thường xuyên, theo lịch	Theo nhu cầu hoặc sự kiện

Chọn loại nước theo quy mô văn phòng

Văn phòng dưới 10 người

Có thể sử dụng bình 19–20 lít nếu lượng nước được tiêu thụ đều. Nếu nhân sự thường xuyên đi bên ngoài hoặc ít có mặt tại văn phòng, chai dung tích lớn hay bình có vòi nhỏ hơn có thể thuận tiện hơn.

Văn phòng từ 10–30 người

Nước bình nên là nguồn sử dụng chính. Doanh nghiệp có thể bổ sung một lượng nước chai nhỏ cho phòng họp và tiếp khách.

Văn phòng trên 30 người

Nên bố trí nhiều điểm lấy nước và thiết lập lịch giao định kỳ. Nước chai được quản lý riêng theo nhu cầu phòng họp, sự kiện hoặc các bộ phận đặc thù.

Quy mô nhân sự chỉ là một căn cứ. Doanh nghiệp vẫn cần theo dõi lượng tiêu thụ thực tế trong vài tuần đầu để điều chỉnh.

Phương án kết hợp thường hiệu quả hơn

Đối với phần lớn doanh nghiệp, phương án cân bằng là:

Nước bình 19–20 lít cho nhân viên sử dụng hằng ngày
Nước chai nhỏ cho phòng họp và tiếp khách
Chai dung tích lớn cho nhân sự làm việc riêng hoặc di chuyển
Một lượng nước dự phòng cho những ngày có nhiều khách hoặc sự kiện

Cách kết hợp này giúp kiểm soát chi phí nhưng vẫn bảo đảm sự thuận tiện ở những khu vực cần phục vụ riêng.

Doanh nghiệp cần xem xét điều gì trước khi đặt nước?

Trước khi chọn sản phẩm, bộ phận phụ trách nên xác định:

Số lượng nhân sự thực tế
Số ngày làm việc mỗi tuần
Lượng khách trung bình
Tần suất tổ chức họp
Không gian đặt máy nóng lạnh
Khu vực lưu trữ nước
Ngân sách dự kiến
Khả năng quản lý vỏ bình
Nhu cầu hóa đơn và hợp đồng
Số địa điểm cần giao

Nếu doanh nghiệp chưa từng theo dõi lượng nước sử dụng, có thể đặt số lượng ban đầu vừa phải rồi điều chỉnh theo mức tiêu thụ thực tế.

Một số lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp

Dù mua nước bình hay nước chai, doanh nghiệp nên ưu tiên:

Sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng
Bao bì và niêm phong nguyên vẹn
Thông tin sản phẩm đầy đủ
Điều kiện bảo quản phù hợp
Lịch giao hàng ổn định
Chính sách đổi trả rõ ràng
Quản lý vỏ bình minh bạch
Có hóa đơn và chứng từ theo nhu cầu
Có khả năng cung cấp nhiều quy cách

Giá bán là yếu tố quan trọng, nhưng tính ổn định của nguồn hàng và khả năng giao đúng thời điểm cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của văn phòng.

iWater cung cấp nước bình và nước chai cho doanh nghiệp

iWater cung cấp nhiều dòng nước uống đóng bình và đóng chai phục vụ văn phòng, công ty, cửa hàng, trường học, nhà hàng, khách sạn cùng các đơn vị tại TP.HCM.

Dựa trên số lượng nhân sự, mục đích sử dụng và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn: