Hợp đồng cung cấp nước uống cho công ty cần có gì?

Khi nào doanh nghiệp nên ký hợp đồng cung cấp nước?

Doanh nghiệp nên cân nhắc ký hợp đồng khi:

Đặt nước thường xuyên hoặc số lượng lớn
Cần giao theo lịch cố định
Có nhiều văn phòng, cửa hàng hoặc chi nhánh
Mua hàng theo hình thức công nợ
Cần hóa đơn và chứng từ đầy đủ
Sử dụng nước bình có vỏ luân chuyển
Được hỗ trợ máy nóng lạnh hoặc thiết bị đi kèm
Có quy trình xét duyệt nhà cung cấp nội bộ

Hợp đồng giúp bộ phận hành chính, thu mua và kế toán có cùng căn cứ để kiểm tra đơn hàng, đối chiếu công nợ và xử lý những vấn đề phát sinh.

Những nội dung cần có trong hợp đồng cung cấp nước uống

1. Thông tin của hai bên

Hợp đồng cần ghi chính xác:

Tên doanh nghiệp
Mã số thuế
Địa chỉ
Người đại diện
Chức vụ
Thông tin liên hệ
Tài khoản ngân hàng nếu thanh toán chuyển khoản

Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin theo hồ sơ đăng ký hiện hành trước khi ký.

2. Danh mục sản phẩm

Phần hàng hóa cần thể hiện rõ:

Tên sản phẩm
Thương hiệu
Dung tích
Quy cách đóng gói
Đơn vị tính
Số lượng dự kiến

Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nước, có thể lập bảng sản phẩm hoặc phụ lục kèm theo để thuận tiện cập nhật.

3. Giá bán và nguyên tắc điều chỉnh giá

Hợp đồng nên xác định:

Đơn giá từng sản phẩm
Giá đã bao gồm thuế hay chưa
Chi phí giao hàng nếu có
Khoản ký cược vỏ bình hoặc thiết bị
Chính sách giá theo số lượng
Thời gian áp dụng báo giá

Giá nước có thể thay đổi theo chính sách của nhà sản xuất hoặc điều kiện thị trường. Vì vậy, hợp đồng cần quy định thời gian và hình thức thông báo trước khi áp dụng mức giá mới.

4. Địa điểm và thời gian giao hàng

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ:

Địa chỉ giao nước
Khu vực nhận hàng
Khung giờ tiếp nhận
Người phụ trách
Số điện thoại
Quy định ra vào tòa nhà, nhà máy hoặc khu công nghiệp

Nếu có nhiều điểm giao, nên lập danh sách riêng cho từng địa điểm, tránh ghi chung chung khiến việc vận chuyển và đối chiếu dễ nhầm lẫn.

5. Cách đặt và xác nhận đơn hàng

Hai bên cần thống nhất đơn hàng được tiếp nhận qua:

Điện thoại
Email
Zalo
Website
Hệ thống đặt hàng của doanh nghiệp

Hợp đồng cũng nên quy định thời gian đặt hàng, thời gian giao dự kiến và cách xử lý đơn phát sinh ngoài lịch.

6. Quy trình giao nhận

Khi nhận nước, người phụ trách cần kiểm tra sản phẩm, số lượng, tình trạng bao bì và số vỏ bình thu hồi.

Phiếu giao hàng hoặc xác nhận điện tử nên thể hiện:

Ngày giao
Tên sản phẩm
Số lượng
Số vỏ giao trả
Người giao
Người nhận

Đây là căn cứ quan trọng để hai bên tổng hợp đơn hàng và đối chiếu cuối kỳ.

7. Quản lý vỏ bình

Đối với nước bình 19–20 lít, hợp đồng cần làm rõ:

Vỏ bình thuộc sở hữu của bên nào
Số lượng vỏ doanh nghiệp đang giữ
Mức ký cược nếu có
Cách đổi vỏ trong mỗi lần giao
Trách nhiệm khi vỏ bị mất hoặc hư hỏng
Quy trình hoàn trả khi ngừng sử dụng

Quản lý vỏ bình rõ ràng ngay từ đầu sẽ hạn chế phần lớn tranh lệch khi kết thúc hợp đồng.

8. Máy nóng lạnh và thiết bị đi kèm

Nếu nhà cung cấp hỗ trợ máy nóng lạnh, kệ bình hoặc thiết bị khác, hợp đồng cần xác định:

Số lượng thiết bị
Tình trạng bàn giao
Thời gian sử dụng
Trách nhiệm vệ sinh và bảo quản
Chính sách bảo trì
Điều kiện thu hồi
Chi phí khi mất hoặc hư hỏng

Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng thiết bị và ký biên bản bàn giao riêng.

9. Thanh toán và công nợ

Hợp đồng cần quy định cụ thể:

Thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản
Thanh toán theo từng đơn hay định kỳ
Thời hạn công nợ
Hồ sơ đề nghị thanh toán
Thời điểm đối chiếu
Cách xử lý khi có chênh lệch

Thời hạn thanh toán nên phù hợp với quy trình kế toán của doanh nghiệp và khả năng cung ứng của nhà cung cấp.

10. Hóa đơn và chứng từ

Doanh nghiệp cần cung cấp chính xác:

Tên đơn vị
Mã số thuế
Địa chỉ xuất hóa đơn
Email nhận hóa đơn

Hợp đồng cũng nên thống nhất cách lập hóa đơn theo giao dịch, kỳ đối chiếu và quy định hiện hành. Nội dung hóa đơn phải phù hợp với sản phẩm, số lượng và giá trị hàng hóa thực tế.

11. Đổi trả và xử lý sản phẩm có vấn đề

Hai bên cần thống nhất cách xử lý khi:

Giao sai sản phẩm
Giao thiếu số lượng
Bao bì không bảo đảm
Sản phẩm bị lỗi trong quá trình vận chuyển
Đơn hàng đến không đúng địa điểm
Giao hàng chậm so với lịch đã xác nhận

Quy trình càng rõ, thời gian giải quyết càng nhanh và ít ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng.

12. Thời hạn và chấm dứt hợp đồng

Phần cuối hợp đồng nên nêu:

Ngày bắt đầu và kết thúc
Nguyên tắc gia hạn
Thời gian thông báo chấm dứt
Việc hoàn tất công nợ
Thu hồi vỏ bình và thiết bị
Xử lý các nghĩa vụ còn lại

Khi ngừng hợp tác, hai bên nên lập biên bản đối chiếu để xác nhận công nợ, vỏ bình và tài sản đã bàn giao.

Những điểm doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ký

Trước khi hoàn tất hợp đồng, doanh nghiệp nên rà soát:

Tên sản phẩm và dung tích có đúng nhu cầu không?
Giá đã bao gồm thuế và giao hàng chưa?
Có yêu cầu số lượng tối thiểu không?
Lịch giao có phù hợp với giờ làm việc không?
Chính sách vỏ bình được ghi nhận thế nào?
Thời hạn thanh toán có phù hợp không?
Hóa đơn được gửi về đúng email chưa?
Máy nóng lạnh là cho mượn, tài trợ hay thuê?
Có quy định điều chỉnh giá và thông báo trước không?
Quy trình đổi trả đã rõ ràng chưa?

Một vài phút kiểm tra trước khi ký có thể giúp doanh nghiệp tránh nhiều vướng mắc trong quá trình sử dụng lâu dài.

Hợp đồng rõ ràng giúp việc mua nước đơn giản hơn

Mục tiêu của hợp đồng không phải làm cho việc đặt nước trở nên nhiều thủ tục. Ngược lại, một thỏa thuận rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp không phải xác nhận lại giá, lịch giao, công nợ và chính sách vỏ bình trong từng đơn hàng.

Với khách hàng sử dụng thường xuyên, iWater có thể phối hợp xây dựng phương án cung cấp theo số lượng nhân sự, địa điểm giao, loại nước, tần suất sử dụng và yêu cầu chứng từ của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần báo giá hoặc trao đổi về hợp đồng cung cấp nước uống có thể chuẩn bị trước:

Thông tin pháp lý của công ty
Địa chỉ giao hàng
Số lượng nhân sự
Loại nước đang sử dụng
Sản lượng dự kiến mỗi tháng
Tần suất giao
Yêu cầu hóa đơn và công nợ
Nhu cầu máy nóng lạnh nếu có

Hotline: 0903 383 054
Email: thu@iwater.vn
Website: https://iwater.vn/

Thông tin trong bài mang tính tham khảo phục vụ quá trình lựa chọn và làm việc với nhà cung cấp. Nội dung hợp đồng cụ thể cần được điều chỉnh theo giao dịch thực tế, quy trình nội bộ và yêu cầu pháp lý của từng doanh nghiệp.